Hur mycket tid lägger ni på att flytta information mellan mejl, Excel-filer och olika system? Microsoft 365 innehåller fler möjligheter till struktur och automatisering än många använder. Med verktyg som Planner, To Do, Lists, Forms, Power Automate och Copilot går det att förenkla flera vanliga arbetsmoment.
De flesta företag använder Microsoft 365 varje dag. Outlook för mejl, Teams för möten och Word och Excel för dokument är självklarheter.
Men Microsoft 365 innehåller också verktyg som kan hjälpa till med ett annat problem: allt det administrativa arbete som sker mellan de vanliga arbetsuppgifterna.
Att komma ihåg vad som ska göras efter ett möte. Sammanställa svar från kollegor. Uppdatera en Excel-lista. Skicka samma typ av påminnelse varje vecka. Flytta information från ett ställe till ett annat.
Var för sig är uppgifterna små. Tillsammans kan de ta mycket tid.
Här är fem områden där det kan vara värt att arbeta smartare.
Ett vanligt problem är att uppgifter finns överallt.
Någon skickar ett mejl med något som behöver göras. En uppgift fördelas under ett möte. Något annat skrivs ner på en egen att-göra-lista.
Microsoft To Do och Planner ger möjlighet att samla arbetet mer strukturerat.
To Do passar framför allt den personliga planeringen medan Planner är anpassat för teamets gemensamma uppgifter. Uppgifter från Planner som tilldelats en användare kan också visas tillsammans med användarens egna uppgifter. Även flaggade Outlook-mejl kan visas i To Do.
Ett bra första steg: Identifiera ett område där arbetsuppgifter idag hanteras genom mejl och prova att istället samla ansvaret och uppföljningen i Planner.
Excel är ett utmärkt verktyg för kalkyler och analys. Men Excel används också ofta till sådant som egentligen inte längre är kalkyler.
Det kan vara listor över utrustning, kunder, avtal, ärenden eller aktiviteter som flera personer behöver hålla uppdaterade.
Där kan Microsoft Lists vara ett alternativ.
Lists kan användas tillsammans med bland annat SharePoint och Teams. Det går också att skapa regler som exempelvis skickar en notifiering när något förändras eller en ny post skapas.
Det betyder inte att alla Excel-filer ska ersättas. Men när en fil blir ett gemensamt register där många personer uppdaterar och bevakar information är det värt att fundera på om informationen kan hanteras bättre.
Ett bra första steg: Leta efter Excel-filen som "alla använder" och fundera på om den egentligen används som en databas eller ärendelista.
"Kan alla mejla mig vilket alternativ ni vill ha?"
Frågan är enkel. Problemet kommer efteråt.
Någon behöver läsa alla svar, sammanställa informationen och kanske återkomma till dem som inte har svarat.
Med Microsoft Forms kan svar istället samlas in på ett strukturerat sätt från början. Forms kan dessutom kombineras med Power Automate så att ett inskickat formulär startar ett automatiserat arbetsflöde. Microsoft beskriver exempel där olika åtgärder genomförs beroende på svaret som lämnats.
Det kan användas för exempelvis anmälningar, interna enkäter och andra återkommande informationsinsamlingar.
Ett bra första steg: Leta efter situationer där flera personer regelbundet skickar samma typ av information till en gemensam mottagare.
Det kanske tydligaste tecknet på att något går att automatisera är meningen:
"Så här gör vi varje gång."
Med Power Automate går det att bygga arbetsflöden mellan olika delar av Microsoft 365.
Microsoft beskriver bland annat hur Power Automate kan användas med SharePoint och Lists för att skicka notifieringar, synkronisera filer, samla information och utföra andra uppgifter.
Även To Do kan kombineras med Power Automate. Microsoft visar till exempel hur ett inkommande mejl kan användas som startpunkt för ett flöde som skapar en ny uppgift i To Do.
Det viktiga är inte att automatisera så mycket som möjligt.
Det handlar om att hitta enkla och repetitiva moment där en medarbetares tid kan användas till något bättre.
Här börjar det bli riktigt intressant.
Ett traditionellt hinder för automatisering är att någon behöver kunna bygga automationen. Det kan finnas en bra idé ute i verksamheten, men tröskeln från idé till fungerande arbetsflöde blir för hög.
Copilot i Power Automate kan hjälpa till att minska den tröskeln.
Istället för att börja helt från början kan användaren beskriva med vanligt språk vad arbetsflödet ska åstadkomma. Copilot kan därefter hjälpa användaren att skapa och förändra flödet och guida genom processen.
Nästa steg är att även AI kan bli en del av själva arbetsflödet. Microsoft dokumenterar hur Power Automate kan anropa en agent skapad i Copilot Studio, skicka information till agenten och sedan använda agentens svar i efterföljande delar av arbetsflödet.
Det öppnar för ett nytt sätt att tänka kring Microsoft 365:
Något händer → ett arbetsflöde startar → information bearbetas → nästa aktivitet genomförs.
Copilot ersätter alltså inte behovet av bra processer. Däremot kan AI göra det enklare att omsätta en bra process i ett smartare digitalt arbetssätt.
Det är lätt att börja i fel ände:
"Vi har Power Automate. Vad kan vi göra med det?"
Vi rekommenderar istället att börja med vardagen.
Fundera exempelvis på:
Där finns ofta de bästa kandidaterna för förbättring.
Lösningen kan vara så enkel som en gemensam Planner. I andra fall kan Forms, Lists och Power Automate tillsammans skapa ett komplett arbetsflöde. Och med Copilot blir det enklare att både bygga och vidareutveckla automationer med naturligt språk.
Digitalisering behöver inte innebära att ytterligare ett system ska köpas in.
Ibland handlar det istället om att använda de verktyg ni redan har på ett smartare sätt.
På Projektiva hjälper vi företag att se över sina arbetssätt och hitta områden där Microsoft 365, automation och AI kan skapa konkret nytta.
Har ni en manuell rutin som ni misstänker borde kunna göras enklare? Prata med oss på Projektiva så tittar vi på möjligheterna tillsammans.
Sebastian Åhlman
