Hur kan ett mindre eller medelstort företag minska administrationen och få bort t.ex. blanketter och formulär och samtidigt arbeta snabbare? Det kan man genom att effektivisera genom digitalisering.

Målet med en sådan process är att dra nytta av nya värden genom införandet av ny teknik. Digital teknik används också för att förbättra industriella processer. Det är kanske den här typen av användning som har den mest uppenbara, positiva effekten. Det bidrar till energibesparingar, ger produkter av högre kvalitet m.m.

Digitalisering har lett till stora förbättringar inom kommunikations- och informationsteknik. Förändringarna som har kommit i och med detta har förändrat hela vår värld. Digitalisering kan också syfta till processen att omsätta analog information till 1:or och 0:or. Denna process kallas för digitisering, lätt att blanda ihop dessa två begrepp.

Hur gör man?

- Hela problemet behöver inte lösas på en gång. Börja med det enkla säger Tony Lundgren, VD på Projektiva.

Börja med att göra en analys av verksamheten och vilka processer och arbetsmetoder ni har idag. Kartlägg dessa och tydliggör roller och steg och flöden. Baserat på det görs sedan en analys av vilka av aktiviteterna som kan och bör utföras med stöd digitala lösningar. Ibland kan en och samma app användas, ibland behövs flera appar som kopplas ihop för att möjliggöra ett flöde via flera stödverktyg. För att klara detta behövs kanske en anpassad IT-infrastruktur som stöder det digitala ledningssystemet.

När infrastrukturen är på plats börjar man lämpligast med något som är enkelt som en pilot. Ta t.ex. formulär. Hur många olika blanketter och formulär finns det inom företaget? Var finns de? Är de analoga eller digitala? Måste någon skriva under vissa blanketter innan arbetet kan gå vidare till nästa steg? Sitter den personen på kontoret och är ofta upptagen? Med enkla medel kan man snabbt införa en digital metod där plats inte spelar någon roll och alla är nåbara direkt. Skriv upp allt som man vill ha med i sin digitaliseringsresa, och prioritera sedan.

Fortsätt sedan med nästa del i listan och inför en metod för hur man digitaliserar det och lägger till det till ledningssystemet. Kanske är det avtal, personakter eller någon manuell process för ordermottagning. Hur bra skulle det inte vara att slippa personalakter? Samla istället ihop allt som har med en person att göra till personalkort. Med behörigheter går det att styra vem som kan se vad. Alla kanske inte behöver se anställningsavtalet, men däremot komma åt CV?

Låt personalen i företaget medverka i er digitaliseringsresa - Det är vägen till framgång.

Vilken teknik är det som används?

Idag är det nästan uteslutande molntjänster. Man kan ha flera olika leverantörer efter behov och bygga sin egen "legolåda". Man behöver absolut inte binda upp sig mot en stor leverantör och uppleva att man sedan "sitter fast". Molntjänster finns för informationsdelning och samarbete online, och även för det lilla företaget är det lämpligt att börja med en enkel molnlösning. Då kan man växa utan att behöva byta plattform. Det finns heller inget företag som är för stort för att använda molntjänster eller att komma igång med sin digitalisering om man ligger efter.

I arbetet behöver man efter hand ta fram ett antal policies och analysera hur man uppfyller olika krav. Det kan vara t.ex. GDPR, olika myndighetskrav, avtalskrav eller lagar.

Att ha en partner i sin digitalisering gör att ert företag kan fortsätta fokusera på kärnverksamheten under tiden ledningssystemet växer fram. Partnern löser teknikfrågor och hjälper er med support, oavsett var man är. Med support som tjänst kan också förebyggande arbete göras i bakgrunden som tar bort problem innan de inträffar, t.ex. eliminering av hot.

Och sist men inte minst: Glöm inte säkerheten! Det finns så många aspekter på säkerheten och det behöver man ha med sig genom hela resan. Allt ifrån att all personal har rätt kunskap och använder det skydd som krävs, till skyddsmekanismer i IT-utrustning som t.ex. molntjänster, nätverk, skrivare och datorer.

Projektiva, med bas i Västerås och kontor på flera platser i Mälardalen, har egna konsulter med gedigen erfarenhet inom branschen.

– Många företag och organisationer vill komma igång med sin digitalisering, bland annat för att ny lagstiftning skärper kraven, men även för att bli effektivare. Även små och mellanstora företag har de här behoven, säger Tony Lundgren.

>> Läs mer om digitalisering

Låt Projektiva bidra till din säkra digitalisering!