Vad menar vi med digitalisering?

Digitalisering täcker flera typer av användning och dess effekter.

• Att effektivisera en affärsmodell genom digitalisering är ett vanligt åtagande. Målet med en sådan process är att dra nytta av nya värden genom införandet av ny teknik.
• Digital teknik används också för att förbättra industriella processer. Det är kanske den här typen av användning som har den mest uppenbara, positiva effekten. Det bidrar till energibesparingar, ger produkter av högre kvalitet m.m.
• Digitalisering har lett till stora förbättringar inom kommunikations- och informationsteknik. Förändringarna som har kommit i och med detta har förändrat hela vår värld.
• Digitalisering kan också syfta till processen av att omsätta analog information till 1:or och 0:or. Denna process kallas för digitisering, lätt att blanda ihop dessa två begrepp.

Digitalisering i organisationer och företag

När det gäller företag och organisationer har de flesta fortfarande en reaktiv syn på digital transformation. Detta gör att många företag halkar efter i utvecklingen. De tar sig visserligen an nya former av tekniker för att hålla sig konkurrenskraftiga och relevanta, men få av dem använder dem som ett verktyg för innovation.

Enligt Couchbase, har 86 procent av de tillfrågade organisationerna upplevt den digitala transformationen som krånglig. Problemen som tas upp i studien handlar om låga förväntningar, förseningar och regelrätta fel.

Trots att många har problem med att digitalisera sin verksamhet är digitaliseringsprojekt ser dock nu fler företagsledare potentialen i digital transformation.

Anledningar till digitalisering – varför är digitalisering viktigt?

Sett utifrån är de potentiella fördelarna med digitalisering uppenbara. Bättre arbetsflöde, mer effektivitet, bättre produkter och till och med helt nya tjänster är exempel på fördelar som kan komma med en sådan process. Utifrån dem kan du sedan nyttja ännu fler fördelar, t.ex. ökad konkurrenskraft.

Förutom de ovan nämnda fördelarna så kommer väl digitaliserade företag också att dra nytta av:

• Nya kanaler för att attrahera kunder.
• Förbättrade arbetsvillkor, vilket gör det lättare att behålla sina anställda längre.
• Förbättrat beslutsfattande.
• Ökad vilja till innovation.
• Bättre samarbete.

Många chefer verkar dock ha helt andra skäl till att vilja digitalisera verksamheten. Skäl som till största delen baseras på en rädsla för att halka efter eller gå miste om något.

• De flesta är rädda för att deras organisation kommer att hamna efter i utvecklingen.
• Många är rädda att deras företag ska tappa relevans på marknaden.
• Vissa är rädda att deras IT-personal ska söka sig vidare till mer innovativa företag.
• Många är också oroliga för att förlora personal även från andra avdelningar, enligt Couchbase.

För- och nackdelar med digitalisering (konsekvenser av digitalisering)

Fördelarna med digitalisering överträffar nackdelarna. Några av dessa fördelar är:

• Bättre tillverkningsprocesser.
• Produkterna kan levereras snabbare ut på marknaden.
• Snabbare kundåterkoppling.
• Ökad insikt i verksamheten.
• Hela försörjningskedjan kan dra nytta av integrationen.
• Sänkta produktionskostnader.

I andra änden hittar vi också några nackdelar, men som är betydligt mindre framträdande. En dåligt genomförd digitalisering kan alltså medföra vissa fallgropar, exempelvis:

• Att förbättra UX till en punkt där den digitala transformationen har en negativ inverkan på den ekonomiska vinsten. Att processen helt enkelt skapar höga värden för kunden, men inte för företaget.
• Att främja en ekonomi där störst går först, vilket kan bidra till monopol.
• Bristfällig förståelse kring de olika ekosystem som skapas genom digitalisering.
• Att helt missförstå processens olika sidor.

Företag kan hantera dessa problem genom att välja en pålitlig IT-partner.

Exempel på digitalisering

För att komma igång behöver man dock en partner i digitaliseringen. Partnern hjälper er igång, och kan visa exempel på hur man gör och kan föreslå bra lösningar. Digitalisering ger en ökad tydlighet, enkelhet och dessutom bättre kundupplevelse av ert företag. Både det egna företaget och kunden tjänar alltså på er digitalisering.

Hur kommer man då igång? Först gör man en analys av verksamheten och vilka processer och arbetsmetoder man har idag. Sedan behöver man bygga en IT-infrastruktur som stöder det digitala ledningssystemet.

“Traditionellt sett har bara de största (digitala) företagen kunnat använda mjukvara i sin produktion, men molnet är en fantastisk möjlighet att förändra hur vi jobbar. Vi har gått från idé till produktion på sju månader. Snittet för industrin brukar ligga på tre-fyra år�?, säger Hugo Nordell, som driver Center of Digital Excellence på Sandvik, till magasinet Computer Sweden.

När infrastrukturen är på plats börjar man lämpligast som sagt med något som är enkelt som en pilot. Ta t.ex. formulär. Hur många olika blanketter och formulär finns det inom företaget? Var finns de? Är de analoga eller digitala? Måste någon skriva under vissa blanketter innan arbetet kan gå vidare till nästa steg? Sitter den personen på kontoret och är ofta upptagen? Med enkla medel kan man snabbt införa en digital metod där plats inte spelar någon roll och alla är nåbara direkt. Skriv upp allt som man vill ha med i sin digitaliseringsresa, och prioritera sedan.

Fortsätt sedan med nästa del i listan och inför en metod för hur man digitaliserar det och lägger till det till ledningssystemet. Kanske är det avtal, personakter eller någon manuell process för ordermottagning. Hur bra skulle det inte vara att slippa personalakter? Samla istället ihop allt som har med en person att göra till personalkort. Med behörigheter går det att styra vem som kan se vad. Alla kanske inte behöver se anställningsavtalet, men däremot komma åt CV?

Låt personalen i företaget medverka i er digitaliseringsresa – Det är vägen till framgång.

Vilken teknik är det som används? Idag är det nästan uteslutande molntjänster. Man kan ha flera olika leverantörer efter behov och bygga sin egen �?legolåda�?. Man behöver absolut inte binda upp sig mot en stor leverantör och uppleva att man sedan �?sitter fast�?. Molntjänster finns för informationsdelning och samarbete online, och även för det lilla företaget är det lämpligt att börja med en enkel molnlösning. Då kan man växa utan att behöva byta plattform. Det finns heller inget företag som är för stort för att använda molntjänster eller att komma igång med sin digitalisering om man ligger efter.

I arbetet behöver efter hand ta fram ett antal policies och analysera hur man uppfyller olika krav. Det kan vara t.ex. GDPR, olika myndighetskrav, avtalskrav eller lagar.

Låt en IT-partner hjälpa er

Att ha en partner i sin digitalisering gör att ert företag kan fortsätta fokusera på kärnverksamheten under tiden ledningssystemet växer fram. Partnern löser teknikfrågor och hjälper er med support, oavsett var man är. Med support som tjänst kan också förebyggande arbete göras i bakgrunden som tar bort problem innan de inträffar, t.ex. eliminering av hot.

Och sist men inte minst: Glöm inte säkerheten! Det finns så många aspekter på säkerheten och det behöver man ha med sig genom hela resan. Allt ifrån att all personal har rätt kunskap och använder det skydd som krävs, till skyddsmekanismer i IT-utrustning som t.ex. molntjänster, nätverk, skrivare och datorer.

Projektiva, med bas i Västerås och kontor på flera platser i Mälardalen, har egna säkerhetskonsulter med gedigen erfarenhet inom branschen.

– Många företag och organisationer vill komma igång med sin digitalisering, bland annat för att ny lagstiftning skärper kraven, men även för att bli effektivare. Även små och mellanstora företag har de här behoven, säger Tony Lundgren.

>> Läs mer om digitalisering

Låt Projektiva bidra till din säkra digitalisering!